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Constitution 会則
岡山大学国際同窓会会則

(名 称)
第1条 本会は、岡山大学国際同窓会と称し、岡山大学の認定団体とする。
(目 的)
第2条 本会は、会員相互の親睦と情報交換を図り、本会及び岡山大学の発展に寄与することを目的とする。
(事 業)
第3条 本会は、その目的を達成するため次の事業を行う。
 一 会員相互の交流、情報交換拠点としての事業
 二 会員名簿及びニュースなどの発行に関する事業
 三 会員の福祉厚生に関する事業
 四 岡山大学、同窓会発展に関する支援事業
 五 その他本会が必要と認める事業
(事業年度)
第4条 本会の事業及び会計年度は、毎年4月1日より翌年3月31日までとする。
(会 員)
第5条 岡山大学外国人留学生卒業生・修了生及び海外に居住する卒業生・修了生を会員とする。
(役 員)
第6条 本会に次の役員を置く。
 一 会長  1名
 二 副会長 若干名
 三 会計  1名
 四 監査  2名
 五 幹事  若干名
(役員の任期)
第7条 役員の任期は3年とし、再任を妨げない。
(役員の職務)
第8条 役員の職務は、次のとおりとする。
 一 会長は、本会を代表し、会務を統括する。
 二 副会長は、会長を補佐し、会長不在の時はその職務を代行する。
 三 会計は、収支の経理を行う。
 四 監査は、本会の事業及び会計の監査を行う。監査は他の役員と兼務できない。
 五 幹事は本会の事務を執行する。
(会 議)
第9条 本会の会議は、総会と役員会とする。
(総 会)
第10条 総会は、毎年1回会長が招集し、会長がその議長となる。
 2 総会は、次に掲げる事項を審議する。
  一 役員の選任に関する事項
  二 事業報告及び収支決算
  三 事業計画及び収支計画
 四 会則の改正に関する事項
  五 その他、会長が総会に付議すべきと判断した事項
(役員会)
第11条 役員会は、役員で組織する。
 2 役員会は、会長が必要に応じて招集し、会長がその議長となる。
 3 役員会は、次に掲げる事項を審議する。
  一 総会に付議する事項
  二 その他、会務の執行に関し、重要な事項
 4 役員会は、円滑な運営のため、専門委員会を置くことができる。
(会 計)
第12条 本会の運営は、会費及び寄附金等の収入をもって充てる。
 2 会費は、別途定めるところにより、徴収する。
(顧問及び事務局長)
第13条 本会に顧問及び事務局長を置き、本学関係者の中から役員会で選任し会長が委嘱する。
(事務局)
第14条 本会にその事務を処理するため、事務局を岡山大学国際センターに置く。
(その他)
第15条 この会則に定めるもののほか、本会の運営に必要な事項は、会長が役員会に諮り、決定することができる。

附 則
 1 この会則は、平成23年10月23日から施行する。
附 則
 1 この会則は、平成24年4月1日から施行する。
附 則
 1 この会則は、平成24年7月21日から施行する。

RULES OF OKAYAMA UNIVERSITY INTERNATIONAL ALUMNI ASSOCIATION

NAME
Article 1:
  i . The name of this Association shall be Okayama University International Alumni
Association
(hereinafter referred to as the “Association”) and it is an accredited body of Okayama University.

AIM
Article 2:
  i . The Association shall aim to promote friendship, exchange information among the members and contribute to the development of Okayama University and the Association.

ACTIVITIES
Article 3:
  i . To achieve the aims, the Association shall be engaged in;
  a) promotion of friendship and exchange of information among the members;
  b) publication of the member list and news;
  c) provision of welfare facilities for the members;
  d) development of Okayama University and the Association;
  e) other activities approved by the Association.

FISCAL YEAR
Article 4:
  i . The fiscal year of the Association shall span from April 1 of each year to March 31 of next year. 

MEMBERS
Article 5:
  i . The eligible members of the Association shall be international students who have graduated from Okayama University or completed a course at Okayama University or alumni/alumnae of Okayama University who reside overseas.

EXECUTIVE
Article 6:
  i . The following executives shall be selected from the Association members:
  a) president 1
  b) vice-president as nominated
  c) accountant 1
  d) auditor 2
  e) manager as nominated

TERM OF THE EXECUTIVE
Article 7:
  i . The term of the executive shall be three years which can be extended by reappointment.
EXECUTIVE DUTIES
Article 8:
  i . Executive duties are as follows:
  a) the President shall preside over and oversee the administration of the Association.
  b) the Vice-president(s) shall assist the President and take the President's duties in his/her absence.
  c) the Accountant shall perform accounting tasks of revenues and expenditures.
  d) the Auditor shall check the activities and the accounting of the Association. The Auditor may not serve another executive position concurrently.
  e) the Manager(s) shall fulfill the daily clerical and official duties of the Association.

MEETING
Article 9:
  i . The Association shall have a general meeting and executive board meetings.

GENRERAL MEETING
Article 10:
  i . The President shall convene members once a year and serve as chairman.
  ii. The following matters shall be discussed at general meetings:
  a) election of executives;
  b) working report and the settlement of the accounts;
  c) working plan and accounting plan;
  d) revision of the rules; and,
  e) other matters requiring discussion by the chairman with the membership.

EXECUTIVE BOARD MEETING
Article 11:
  i .Executive board meetings shall be organized by the executives.
  ii .The President shall convene the executives when necessary and serve as chairman.
  iii.The following matters shall be discussed at executive board meetings:
  a) matters that need discussion at the general meeting; and,
  b) other matters necessary to carry out the working of the Association.
  iv .To ensure the smooth running of executive board meetings, advisory committees of experts may be established.

FINANCES
Article 12:
  i . The Association shall be sustained by membership fees and contributions.
  ii. The membership fees shall be levied according to separate provisions.

ADVISOR AND DIRECTOR GENERAL
Article 13:
The Association shall have an Advisor and a Director-General selected by the executive board meeting among all the concerned parties of Okayama University and they shall be commissioned by the President.

SECRETARIAT
Article 14:
The Association shall have a secretariat at the Okayama University International Center to carry out clerical duties.

OTHERS
Article 15:
  i . Besides the matters covered by the rules of the Association, any other matters necessary to carry on the Association shall be determined by the President after consultation at an executive board meeting.

ADDITIONAL PROVISION
 
i . The rules are in effect as of October 23, 2011.
  ii. The rules are partly revised as of April 1, 2012.
  iii.The rules are partly revised as of July 21, 2012.