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Constitution 会則
岡山大学国際同窓会会則

(名 称)
第1条 本会は、岡山大学国際同窓会(Okayama University International Alumni Association)と称し、
 岡山大学の認定団体とする。
(目 的)
第2条 本会は、会員相互の親睦と情報交換を図り、本会及び岡山大学の発展に寄与することを目的とする。
(事 業)
第3条 本会は、その目的を達成するため次の事業を行う。
 一 会員相互の交流、情報交換拠点としての事業
 二 会員名簿及びニュースレターなどの発行に関する事業
 三 会員の福祉厚生に関する事業
 四 岡山大学、同窓会発展に関する支援事業
 五 その他本会が必要と認める事業
(事業年度)
第4条 本会の事業及び会計年度は、毎年4月1日より翌年3月31日までとする。
(会 員)
第5条 本会は,次に掲げる者を会員とする。
 一 岡山大学外国人留学生卒業生・修了生(在学した者を含む。)
 二 海外に居住する岡山大学の卒業生・修了生
 三 岡山大学に在籍する外国人留学生
 四 海外に居住する岡山大学の職員及び職員であった者
 五 外国籍を有する岡山大学の職員及び職員であった者(帰化した者を含む)
 六 岡山大学の職員で本会の活動に賛同する者
 七 その他役員会が特に認めた者
(役 員)
第6条 本会に次の役員を置く。
 一 会長  1名
 二 副会長 若干名
 三 会計  1名
 四 監査  2名
 五 幹事  若干名
(役員の選出)
第7条 役員の選出は次のとおりとする。
 一 会長は、役員の互選による選出とし、総会で承認する。
 二 副会長等は会長の指名とする。ただし、副会長のうち1名は、岡山大学の職員とし、理事・副学長
  (国際担当)がグローバル・パートナーズ執行部職員のうちから指名する者をもって充てる。
 三 監査は、会員の中から役員会の推薦に基づき、総会において選任する。
 四 役員の追加は、役員2名の推薦でおこなうものとする。
(役員の任期)
第8条 役員の任期は3年とし、現任会長の任期の終期までとする。ただし、役員の再任は妨げない。
(役員の職務)
第9条 役員の職務は、次のとおりとする。
 一 会長は、本会を代表し、会務を統括する。
 二 副会長は、会長を補佐し、会長不在の時はその職務を代行する。
 三 会計は、収支の経理を行う。
 四 監査は、本会の事業及び会計の監査を行う。監査は他の役員と兼務できない。
 五 幹事は、本会の会務を執行する。
(顧 問) 
第10条 本会に顧問を置き、本学関係者の中から役員会で選任し会長が委嘱する。
 2 顧問は、会務の重要事項について助言する。
 3 顧問は、総会及び役員会に出席することができる。
(会 議)
第11条 本会の会議は、総会と役員会とする。
(総 会)
第12条 総会は、毎年1回会長が招集し、会長がその議長となる。
 2 総会は、次に掲げる事項を審議する。
  一 役員の選任に関する事項
  二 事業報告及び収支決算
  三 事業計画及び収支計画
  四 会則の改正に関する事項
  五 その他、会長が総会に付議すべきと判断した事項
(役員会)
第13条 役員会は、役員で組織する。
 2 役員会は、会長が必要に応じて招集し、会長がその議長となる。
 3 役員会は、次に掲げる事項を審議する。
  一 総会に付議する事項
  二 その他、会務の執行に関し、重要な事項
 4 役員会は、円滑な運営のため、専門委員会を置くことができる。
(支 部)
第14条 本会の目的を達成するため、役員会の承認を得て、国内外に支部を置くことができる。
 2 支部は、その地域の会員5名以上で組織する。
 3 支部の活動は、本会に準じて行うことができる。
(通信拠点)
第15条 本会の目的を達成するため、役員会の承認を得て、国内外に通信拠点を置くことができる。
 2 通信拠点は、その地域の会員1名以上で組織する。
 3 通信拠点は、主として本会との連絡活動を行う。 
(会 計)
第16条 本会の運営は、会費及び寄附金等の収入をもって充てる。
 2 会費は、別途定めるところにより、徴収する。
(事務局)
第17条 本会にその事務を処理するため、当分の間事務局を岡山大学グローバル・パートナーズに委任
 する。
 2 事務局長は、第7条第2項ただし書きによって指名された副会長の推薦に基づき会長が委嘱する。
(その他)
第18条 この会則に定めるもののほか、本会の運営に必要な事項は、会長が役員会に諮り、決定すること
 ができる。

 附 則
 1 この会則は、平成23年10月23日から施行する。
 附 則
 1 この会則は、平成24年4月1日から施行する。
 附 則
 1 この会則は、平成24年7月21日から施行する。
 附 則
 1 この会則は、平成25年10月19日から施行する。
 附 則
 1 この会則は、平成26年10月17日から施行する。
 附 則
 1 この会則は、平成28年10月22日から施行する。
 附 則
 1 この会則は、平成29年10月21日から施行する。

RULES OF OKAYAMA UNIVERSITY INTERNATIONAL ALUMNI ASSOCIATION

NAME
Article 1: The name of this Association shall be Okayama University International Alumni Association (hereinafter referred to as the “Association”) and it is an accredited body of Okayama University.

AIM
Article 2: The Association shall aim to promote friendship, exchange information among the members, and contribute to the development of Okayama University and the Association.

ACTIVITIES
Article 3: To achieve its aims, the Association shall be engaged in;
   a) Promotion of friendship and exchange of information among the members;
   b) Publication of the member list and newsletters;
   c) Provision of welfare facilities for the members;
   d) Development of Okayama University and the Association; and,
   e) Other activities approved by the Association.

FISCAL YEAR
Article 4: The fiscal year of the Association shall span from April 1 of each year to March 31 of the next year.

MEMBERS
Article 5: The eligible members of the Association shall be:
A. The international students who have graduated from Okayama University or completed a course
  at Okayama University or alumni/alumnae of Okayama University (also including those who
  resided for a period at the University);
B. Students who have graduated from Okayama University or completed a course at Okayama University
  but are living abroad (outside of Japan);
C. Current foreign students of Okayama University;
D. Current or former Okayama University Faculty Members who are currently living abroad (outside
  of Japan);
E. Current or former Okayama University Faculty Members who have foreign citizenship (includes
  those who have acquired Japanese citizenship);
F. Okayama University staff who endorse the activities of the association; and,
G. Besides the above categories, there shall be other eligible members who are chosen by the
  Executive Administration of Okayama University.

EXECUTIVE
Article 6: The following executives shall be selected from the Association members:
   a) Chairperson     1
   b) Vice-chairperson   as nominated
   c) Accountant      1
   d) Auditor       2
   e) Manager       as nominated

Article 7: Executives will be elected based on the following:
   a) The chairperson is decided by the consent of the members and approved by the general
     assembly.
   b) The vice-chairperson is appointed by the chairperson. However, one vice-chairperson
     shall be appointed from the executive staff of Center for Global Partnerships and
     Education by the Executive Vice President for International Affairs.
   c) The auditor is nominated by the membership meeting and elected in the general assembly.
   d) Additional executives are added by the recommendation of two executives.

TERM OF THE EXECUTIVE
Article 8: The term of the executive shall be three years which can be extended by reappointment.

EXECUTIVE DUTIES
Article 9: Executive duties are as follows:
   a) The Chairperson shall preside over and oversee the administration of the Association.
   b) The Vice-chairperson(s) shall assist the Chairperson and take the Chairperson’s duties
     in his/her absence.
   c) The Accountant shall perform accounting tasks of revenues and expenditures.
   d) The Auditor shall check the activities and the accounting of the Association.
     The Auditor may not serve another executive position concurrently.
   e) The Manager(s) shall fulfill the daily clerical and official duties of the Association.

ADVISOR
Article 10: 
A. The Association shall have an Advisor selected by the executive board meeting among all the
  concerned parties of Okayama University and they shall be commissioned by the Chairperson.
B. The Advisor shall provide advice on important matters to the association.
C. The Advisor shall be able to attend the General Meeting and Executive Board Meeting.

MEETING
Article 11: The Association shall have a general meeting and executive board meetings.

GENRERAL MEETING
Article 12:
A. The Chairperson shall convene members once a year and chair the meeting.
B. The following matters shall be discussed at general meetings:
   a) Election of executives;
   b) Working report and the settlement of the accounts;
   c) Working plan and accounting plan;
   d) Revision of the rules; and,
   e) Other matters requiring discussion by the chairman with the membership.

EXECUTIVE BOARD MEETING
Article 13:
A. Executive board meetings shall be organized by the executives.
B. The Chairperson shall convene the executives when necessary and serve as chairman.
C. The following matters shall be discussed at executive board meetings:
   a) Matters that need discussion at the general meeting; and,
   b) Other matters necessary to carry out the working of the Association.
D. To ensure the smooth running of executive board meetings, advisory committees of experts may
  be established.

BRANCHES
Article 14: In order to achieve the objectives of the Association, branches may be established in Japan and overseas with the approval of the Executive Board Meeting.
A. Branches may be established in areas with 5 or more members.
B. The activities of the branch will be carried out in accordance to the objectives of the
  Association.

COMMUNICATION BASE
Article 15: In order to achieve the objectives of the Society communication offices may be established in Japan and abroad with the approval of the Board of Directors.
B. Communication offices may be established in areas with one or more members.
C. Communication offices shall mainly carry out communication activities as required by the
  Association. 

FINANCES
Article 16:
A. Administering the association will be based on membership fees and donations.
B. Membership fees that are collected will be decided separately.

OFFICE
Article 17:
A. Office matters will be taken care of by the Center for Global Partnerships and Education until
  otherwise determined.
B. The head of the office will be appointed by Chairperson, based on the recommendation of the
  Vice-chairperson from the Center for Global Partnerships and Education assigned in Article 7-b.

OTHERS
Article 18: Besides the matters covered by the rules of the Association, any other matters necessary to carry on the Association shall be determined by the President after consultation at an executive board meeting.

ADDITIONAL PROVISION
A. The rules are in effect as of October 23, 2011.
B. The rules are partly revised as of April 1, 2012.
C. The rules are partly revised as of July 21, 2012
D. The rules are partly revised as of October 19, 2013.
E. The rules are partly revised as of October 17, 2014.
F. The rules are partly revised as of October 22, 2016.
G. The rules are partly revised as of October 21, 2017.